Uw gegevens, zorgvuldig behandeld

Laatst bijgewerkt op 27 augustus 2026.

Group-f Academy verwerkt persoonsgegevens van wie zich inschrijft voor een opleiding, een examen aflegt of contact met ons opneemt. In deze verklaring leest u welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bijhouden en welke rechten u hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Group-f bv
Prins Boudewijnlaan 9 (unit 11)
2550 Kontich, België
Ondernemingsnummer BE 0871.559.846 — RPR Antwerpen
E-mail: academy@group-f.be

Voor vragen over uw gegevens of over deze verklaring kunt u ons op dat adres bereiken.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verzamelen enkel wat we nodig hebben. Welke gegevens dat zijn, hangt af van wat u doet.

Wanneer u zich inschrijft voor een opleiding

• Contactgegevens: voornaam, naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon.
• Deelnemersgegevens: voornaam, naam en e-mailadres van elke deelnemer die u inschrijft.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, facturatieadres, facturatiereferentie en facturatie-e-mailadres, wanneer u als bedrijf inschrijft.
• Inschrijvingsgegevens: de gekozen opleiding, datum, locatie, doceertaal, attesttype en prijs.
• Uw keuzes: of u gebruik wenst te maken van de KMO-portefeuille, en eventuele bijzonderheden die u zelf meegeeft.

Wanneer u een opleiding volgt of een examen aflegt

• Aanwezigheid en deelname.
• Identificatie bij examenafname, aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
• Examenresultaten, evaluatiegegevens en certificerings- of diplomagegevens.

Wanneer u ons contacteert

• Voornaam, naam, e-mailadres, onderwerp en de inhoud van uw bericht.

Bijzondere gegevens

Voor sommige opleidingen gelden wettelijke toelatingsvoorwaarden, bijvoorbeeld inzake medische geschiktheid. Verwerken we in dat kader gezondheidsgegevens, dan blijft dat strikt beperkt tot wat noodzakelijk is, enkel toegankelijk voor wie daartoe gemachtigd is, en gebruiken we die gegevens voor geen enkel ander doel.

3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

• Uw inschrijving verwerken en bevestigen.
• De opleiding organiseren en uitvoeren, en u de praktische informatie en lesdocumenten bezorgen.
• Examens organiseren, afnemen en beoordelen.
• Attesten en certificaten uitreiken, registreren en verifiëren.
• Factureren en de administratieve opvolging van uw dossier.
• Met u communiceren over uw inschrijving, en u herinneren aan een naderende opleiding.
• Wettelijke en reglementaire verplichtingen naleven, waaronder rapportering en archivering.

We gebruiken uw gegevens niet voor doeleinden die daarmee onverenigbaar zijn, en we verkopen ze nooit.

4. Op welke grond verwerken we ze?

• Uitvoering van de overeenkomst — voor alles wat nodig is om uw inschrijving, opleiding, examen en certificering te kunnen uitvoeren.
• Wettelijke verplichting — voor certificering, rapportering, archivering en boekhouding.
• Gerechtvaardigd belang — om onze opleidingen en examens correct, veilig en kwaliteitsvol te organiseren, fraude te voorkomen en de integriteit van de examinering te bewaken.
• Toestemming — enkel waar dat uitdrukkelijk gevraagd wordt, bijvoorbeeld wanneer u een herinnering wenst te ontvangen bij het naderende verval van een certificaat. Die toestemming is vrij en optioneel, en u kunt ze op elk moment intrekken zonder gevolgen voor uw behaalde resultaat.

5. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Opleidingsgegevens (inschrijving, aanwezigheid, resultaten): gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal vijf jaar na afloop van de opleiding, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.
• Examen- en certificeringsgegevens: minimaal één jaar en maximaal tien jaar, afhankelijk van het toepasselijke certificeringskader, de geldigheidsduur van het certificaat en de noodzakelijke audit- en betwistingsperiode.
• Administratieve en financiële gegevens: volgens de geldende wettelijke bewaartermijnen.
• Herinneringen bij vervallen certificaten, indien u daarvoor toestemming gaf: gedurende de geldigheidsduur van het certificaat en tot maximaal één jaar na het verval.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

6. Met wie delen we uw gegevens?

We geven gegevens enkel door wanneer dat nodig is, en enkel aan partijen die passende waarborgen bieden:

• Certificerende en accrediterende instanties, voor het uitreiken en valideren van attesten.
• Erkende examenplatformen en registers, waaronder het VCA-platform en het Centraal Diplomaregister (CDR), zodat behaalde certificaten verifieerbaar zijn. U wordt hierover vooraf geïnformeerd en kunt bezwaar maken tegen opname, voor zover dat verenigbaar is met het toepasselijke certificeringskader.
• IT-dienstverleners en softwareleveranciers die onze systemen ondersteunen, waaronder de dienst die onze e-mails verstuurt.
• Externe auditoren of controleorganen, voor zover wettelijk of contractueel vereist.
• Lesgevers, examinatoren en surveillanten die in onze opdracht werken en gebonden zijn door een vertrouwelijkheidsverplichting.

Met dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt enkel met een passend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractuele clausules.

7. Deze website

Deze website plaatst geen analytische of marketingcookies en volgt uw surfgedrag niet. Er worden enkel functionele of sessiecookies gebruikt wanneer dat technisch nodig is, bijvoorbeeld om een formulier correct te laten werken of om u aangemeld te houden.

Voor de beveiliging van onze formulieren gebruiken we Cloudflare Turnstile, een dienst die geautomatiseerde verzendingen tegenhoudt zonder u een puzzel voor te leggen. Daarbij worden technische gegevens verwerkt, waaronder uw IP-adres.

Onze pagina's laden lettertypes en scripts via externe diensten (api.fontshare.com en cdn.jsdelivr.net). Die diensten zien daarbij uw IP-adres. We gebruiken ze uitsluitend om de site correct weer te geven, niet om u te volgen.

8. Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, ongeoorloofde toegang, wijziging of verspreiding. Toegang is strikt beperkt tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun taak, en iedereen die er toegang toe heeft is gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting. Voor examenvragen, examenresultaten en certificeringsgegevens gelden bijkomende beperkingen.

9. Welke rechten hebt u?

U hebt het recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken;
• rechtzetting van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van uw gegevens;
• beperking van de verwerking, in de gevallen die de wet voorziet;
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van uw toestemming, wanneer de verwerking daarop steunt.

Enkele nuances die we liever vooraf duidelijk maken:

• Het recht op wissing geldt niet wanneer we de gegevens nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren, om te voldoen aan wettelijke, reglementaire of auditverplichtingen, of om de integriteit en controleerbaarheid van opleidingen en examens te waarborgen.
• Het recht op inzage geeft geen toegang tot examenvragen, examenreeksen, beoordelingscriteria of interne evaluatienota's. Dat beschermt de eerlijkheid van het examen voor alle kandidaten.

Een verzoek richt u aan academy@group-f.be. We beantwoorden het in principe binnen één maand. Is uw vraag complex, dan mogen we die termijn wettelijk verlengen; we laten u dat dan tijdig weten.

10. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op — we lossen het graag samen op. U hebt daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking, onze systemen of de wetgeving daarom vragen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.