Vos données, traitées avec soin

Dernière mise à jour le 27 août 2026.

Group-f Academy traite les données à caractère personnel des personnes qui s'inscrivent à une formation, passent un examen ou nous contactent. La présente déclaration vous explique quelles données nous traitons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable ?

Le responsable du traitement est :

Group-f bv
Prins Boudewijnlaan 9 (unit 11)
2550 Kontich, Belgique
Numéro d'entreprise BE 0871.559.846 — RPM Anvers
Courriel : academy@group-f.be

Pour toute question relative à vos données ou à la présente déclaration, vous pouvez nous joindre à cette adresse.

2. Quelles données traitons-nous ?

Nous ne collectons que ce dont nous avons besoin. Les données concernées dépendent de votre démarche.

Lorsque vous vous inscrivez à une formation

• Coordonnées : prénom, nom, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne de contact.
• Données des participants : prénom, nom et adresse électronique de chaque participant que vous inscrivez.
• Données d'entreprise : raison sociale, numéro de TVA, adresse de facturation, référence de facturation et adresse électronique de facturation, lorsque vous vous inscrivez en tant qu'entreprise.
• Données d'inscription : la formation choisie, la date, le lieu, la langue d'enseignement, le type de certificat et le prix.
• Vos choix : si vous souhaitez recourir au portefeuille PME, ainsi que les éventuelles remarques que vous nous transmettez.

Lorsque vous suivez une formation ou passez un examen

• Présence et participation.
• Identification lors de l'examen, au moyen d'une pièce d'identité valable.
• Résultats d'examen, données d'évaluation et données de certification ou de diplôme.

Lorsque vous nous contactez

• Prénom, nom, adresse électronique, objet et contenu de votre message.

Données particulières

Certaines formations sont soumises à des conditions d'admission légales, par exemple en matière d'aptitude médicale. Si nous traitons des données de santé dans ce cadre, cela reste strictement limité au nécessaire, accessible uniquement aux personnes habilitées, et ces données ne sont utilisées à aucune autre fin.

3. À quelles fins utilisons-nous vos données ?

• Traiter et confirmer votre inscription.
• Organiser et dispenser la formation, et vous transmettre les informations pratiques et les supports de cours.
• Organiser, faire passer et évaluer les examens.
• Délivrer, enregistrer et vérifier les attestations et certificats.
• Facturer et assurer le suivi administratif de votre dossier.
• Communiquer avec vous au sujet de votre inscription et vous rappeler une formation à venir.
• Respecter les obligations légales et réglementaires, dont le rapportage et l'archivage.

Nous n'utilisons pas vos données à des fins incompatibles avec celles-ci et nous ne les vendons jamais.

4. Sur quelle base juridique ?

• Exécution du contrat — pour tout ce qui est nécessaire à votre inscription, à la formation, à l'examen et à la certification.
• Obligation légale — pour la certification, le rapportage, l'archivage et la comptabilité.
• Intérêt légitime — pour organiser nos formations et examens de manière correcte, sûre et qualitative, prévenir la fraude et préserver l'intégrité des examens.
• Consentement — uniquement lorsqu'il est expressément demandé, par exemple si vous souhaitez recevoir un rappel à l'approche de l'expiration d'un certificat. Ce consentement est libre et facultatif, et vous pouvez le retirer à tout moment sans conséquence sur le résultat obtenu.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Données de formation (inscription, présence, résultats) : pendant la durée du contrat et jusqu'à cinq ans maximum après la fin de la formation, sauf si une durée de conservation plus longue est légalement requise.
• Données d'examen et de certification : au minimum un an et au maximum dix ans, selon le cadre de certification applicable, la durée de validité du certificat et la période nécessaire aux audits et aux contestations.
• Données administratives et financières : selon les durées de conservation légales en vigueur.
• Rappels d'expiration de certificat, si vous y avez consenti : pendant la durée de validité du certificat et jusqu'à un an maximum après son expiration.

À l'expiration de la durée de conservation, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées de manière sécurisée.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne transmettons des données que lorsque c'est nécessaire, et uniquement à des parties offrant des garanties appropriées :

• Organismes de certification et d'accréditation, pour la délivrance et la validation des attestations.
• Plateformes d'examen et registres reconnus, dont la plateforme VCA et le Registre central des diplômes (CDR), afin que les certificats obtenus soient vérifiables. Vous en êtes informé au préalable et pouvez vous opposer à l'inscription, dans la mesure où cela est compatible avec le cadre de certification applicable.
• Prestataires informatiques et fournisseurs de logiciels qui soutiennent nos systèmes, dont le service qui achemine nos courriels.
• Auditeurs externes ou organes de contrôle, dans la mesure où la loi ou le contrat l'exige.
• Formateurs, examinateurs et surveillants qui travaillent pour notre compte et sont tenus à une obligation de confidentialité.

Nous concluons un contrat de sous-traitance avec les prestataires qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte. Tout transfert en dehors de l'Espace économique européen s'effectue uniquement au moyen d'un mécanisme approprié, tel qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types.

7. Ce site web

Ce site ne place aucun cookie analytique ou marketing et ne suit pas votre navigation. Seuls des cookies fonctionnels ou de session sont utilisés lorsque cela est techniquement nécessaire, par exemple pour le bon fonctionnement d'un formulaire ou pour vous maintenir connecté.

Pour sécuriser nos formulaires, nous utilisons Cloudflare Turnstile, un service qui bloque les envois automatisés sans vous soumettre à une énigme. Des données techniques sont traitées à cette occasion, dont votre adresse IP.

Nos pages chargent des polices et des scripts via des services externes (api.fontshare.com et cdn.jsdelivr.net). Ces services voient à cette occasion votre adresse IP. Nous les utilisons exclusivement pour l'affichage correct du site, et non pour vous suivre.

8. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, la destruction, l'accès non autorisé, la modification ou la diffusion. L'accès est strictement limité aux collaborateurs qui en ont besoin pour leur mission, et toute personne y ayant accès est tenue à une obligation de confidentialité. Des restrictions supplémentaires s'appliquent aux questions d'examen, aux résultats d'examen et aux données de certification.

9. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit :

• d'accès aux données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
• de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• d'effacement de vos données ;
• de limitation du traitement, dans les cas prévus par la loi ;
• d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• de retrait de votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Quelques nuances que nous préférons clarifier d'emblée :

• Le droit à l'effacement ne s'applique pas lorsque les données nous sont nécessaires pour exécuter le contrat, pour satisfaire à des obligations légales, réglementaires ou d'audit, ou pour garantir l'intégrité et la traçabilité des formations et des examens.
• Le droit d'accès ne donne pas accès aux questions d'examen, aux séries d'examen, aux critères d'évaluation ni aux notes d'évaluation internes. Cela protège l'équité de l'examen pour tous les candidats.

Adressez votre demande à academy@group-f.be. Nous y répondons en principe dans le mois. Si votre demande est complexe, la loi nous autorise à prolonger ce délai ; nous vous en informons alors en temps utile.

10. Introduire une réclamation

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous d'abord — nous cherchons volontiers une solution avec vous. Vous avez en outre toujours le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be

11. Modifications

Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre fonctionnement, nos systèmes ou la législation l'exigent. La version la plus récente figure toujours sur cette page, avec la date de dernière mise à jour en tête.